Eén van de interessantste “Twitter trending topics” van de laatste maanden was ongetwijfeld Dropbox. Een bezoekje aan www.dropbox.com leerde me het volgende.

“Dropbox is software that syncs your files online and across your computers.”

Wat is Dropbox?

Online opslag

Dropbox biedt online opslag aan van 2GB (gratis) tot 100GB ($200/jaar). Ze beheren zelf geen servers maar maken gebruik van het beveiligde en zeer betrouwbare Amazon’s Simple Storage Service (S3). Verwijderde bestanden kunnen tot 30 dagen lang worden teruggezet of zelfs oneindig mits bijbetaling.

Bestandsdeling

Het is gemakkelijk om bepaalde bestanden of mappen publiek beschikbaar te maken. Via een URL kan iedereen dan aan dit specifiek bestand. Je kan ook mappen delen met andere Dropbox gebruikers. Zo kan bv iedereen binnen Inventis bestanden toevoegen en verwijderen van onze gedeelde folder.

Synchronisatie

Het grootste voordeel van Dropbox is de synchronisatie tussen de online opslag en één of meerdere PC’s. Na het installeren van een kleine tool (Mac, Windows, Linux) wordt er een “Dropbox” folder aangemaakt op je computer waarin je online data wordt gedownload. Van zodra je er een bestand aan toevoegt of wijzigt merkt de tool dit op en wordt het bestand geupload naar je online folder. In tegenstelling tot veel andere “online backup” software is Dropbox ontzettend simpel en werkt het gewoon.

Gebruik je meerdere PC’s met Dropbox? Geen probleem. Na het opstarten worden de wijzigingen direct binnengehaald. Vaak is je Dropbox map al bijgewerkt voor je de kans hebt een document te openen.

Installatie

De registratie en installatie van Dropbox kan niet gemakkelijker:

1. Ga naar www.dropbox.com en registreer je voor een gratis account
2. Installeer de Dropbox tool
3. Kopieer bestanden naar de Dropbox map op je computer

Nergens en toch overal

Na een tijdje te hebben gewerkt met deze tool vond ik het vervelend om steeds bestanden te moeten kopiëren naar de lokale Dropbox map en om te weten welk document nu precies het nieuwste was. Het synchroniseren gebeurt dan wel allemaal feilloos en op de achtergrond, maar toch vond ik het omslachtig om steeds mijn bestanden handmatig te moeten kopiëren nadat ik iets wijzigde in mijn lokale “Documenten”, “Afbeeldingen” of “Websites” map.

De oplossing was simpel: vergeet je lokale mappen en werk uitsluitend op Dropbox. In slechts enkele stappen is het mogelijk om je documenten en afbeeldingen door Dropbox te laten beheren terwijl het lijkt alsof je gewoon lokaal werkt.
De volgende stappen richten zich op Mac OS, maar zijn praktisch identiek voor Windows of Linux.

1. Kopieer je documenten naar de Dropbox map

Om verwarring met gedeelde mappen te vermijden heb ik eerst een map “Dirk” aangemaakt met daarin een kopie van mijn lokale mappen “Pictures”, “Documents”, “Development” en “Sites”. Kies zelf welke je overal ter wereld beschikbaar wil hebben. Handig om te weten is dat Mac OS X enkele mappen automatisch vertaalt naar het Nederlands. Op het bestandssysteem hebben ze echter nog steeds hun Engelse naam.

2. Verwijder je lokale mappen

Nadat je mappen helemaal geüpload zijn (dit wordt mooi weergegeven met icoontjes) kan je ze verwijderen van je computer. Aangezien “Pictures”, “Documents” en “Sites” verplichte mappen zijn in OS X kan je ze niet via Finder verwijderen. Dit kan gemakkelijk via de Terminal:

	$sudo rm -r Pictures
	$sudo rm -r Documents
	$...

3. Leg links naar de Dropbox mappen

Nu moet je een symbolische link aanmaken voor iedere map die je net verwijderd hebt. Dit zorgt ervoor dat je in je home folder terug de net verwijderde mappen ziet, maar dat ze (onzichtbaar) verwijzen naar je Dropbox folder.

Belangrijk: deze symbolische links moeten hun Engelstalige naam hebben. Indien niet dan werken sommige applicaties mogelijk niet meer correct.

	$ln -s Dropbox/Dirk/Pictures Pictures
	$ln -s Dropbox/Dirk/Documents Documents
	$...

Merk op dat de snelkoppelingen in de linkerkolom van Finder gewoon blijven werken.

4. Werk verder alsof er niets gebeurd is

Nu komt het leukste gedeelte. Vanaf dit moment kan je de Dropbox folder gewoon negeren en op je computer werken alsof er niets veranderd is. Open documenten, bewaar afbeeldingen en ontwikkel websites zoals je al jaren doet. Dropbox houdt zich op de achtergrond bezig met het synchroniseren zonder dat je er iets van merkt.

Herhaal stappen 2 en 3 gerust op je laptop of tweede computer.

Ben je tevreden? Nodig dan vrienden uit voor Dropbox om zo gratis opslagruimte bij te krijgen of neem een abonnement van 50GB of 100GB.

Overwegingen en nadelen

Ook al ben ik zeer tevreden over Dropbox, toch zijn er zeker nadelen en risico’s aan verbonden.

Security / privacy

Je gegevens staan veilig en gecodeerd op de cloud service van Amazon. Toch moet je rekening houden met het feit dat een map snel publiek is gemaakt binnen de webinterface. Blijf ook zeker niet ingelogd op de website als je gebruik maakt van een publieke- of werk PC.

Betrouwbaarheid

Een groot voordeel van Dropbox is dat je gewoon lokaal met je bestanden werkt. Ook al houdt Dropbox ermee op of zijn er technische problemen, dan kan je nog gewoon verder werken. Toch zou ik het niet helemaal als alternatief voor een echte backup beschouwen. Geregeld een backup nemen op bv een externe schijf is nog altijd aangeraden.

Snelheid

Het uploaden en downloaden gaat zeer snel, maar ik merk wel een duidelijke vertraging op bij het starten van mijn computer of het kopiëren van mappen. De grootste boosdoeners zijn mappen met veel kleine bestanden. Nadat ik enkele mappen met tienduizenden logbestanden (websites) leeg maakte ging alles direct een stuk vlotter. Controleer dus zeker of dit bij jou het geval is.

Werk je thuis met meerdere computers/laptops? Vink dan zeker de “LAN sync” optie aan. Vanaf dan synchroniseer je rechtstreeks over je netwerk zonder eerst langs de Dropbox servers te moeten gaan.

Mobiele toegang

Zowel de mobiele site als applicaties (iPhone, Android) zijn gemakkelijk in gebruik. Zet zeker de wachtwoordbeveiliging aan in de applicatie!

Beta versie

Op dit moment wordt je volledige Dropbox map gedownload op iedere PC waar je de tool installeert. Op bv je werk kan het handig zijn om slechts enkele mappen te synchroniseren. Installeer de beta versie om deze mogelijkheden te testen.
Op eigen risico natuurlijk..

Begin er aan

Is je interesse gewekt? Registreer je dan meteen voor een gratis account.

Referenties

• www.dropbox.com/
  Dropbox homepage
• www.dropbox.com/features
  Overzicht van alle features
• aws.amazon.com/s3/
  Amazon S3 cloud service
• twitter.com/dropbox
  Dropbox account op Twitter

Bron: Dirk Bonhomme – Inventis