Steeds meer bedrijven ontwikkelen een social media-beleid waarin ze uiteenzetten hoe werknemers zich dienen te gedragen op sociale netwerken.

1. Waarom stellen bedrijven zo’n beleid op?

Twee werknemers van een Amerikaanse vestiging van Domino’s Pizza zetten in april 2009 een filmpje op YouTube. Daarin is – onder andere – te zien hoe één van hen een stukje kaas in zijn neus stopt om het vervolgens op een bestelde pizza te leggen. Het filmpje verspreidde zich razendsnel op internet. En is nog steeds met Google te vinden. Au, zal de pr-afdeling van de fastfoodketen gedacht hebben. Postbedrijf TNT wilde dergelijke incidenten voorkomen en besloot richtlijnen op te stellen. Wat kan wel en wat niet op sociale netwerken vanaf je werkplek of thuis, vanuit je functie of als vader van drie kinderen.

Internet- en telefoniebedrijf Vodafone vond het opstellen van een gedragscode niet meer dan logisch. ‘We stimuleren onze mensen om via sociale netwerken contact te houden met de doelgroep. Zelfs op onze koffie-automaat vertonen we in een digitaal venster alle tweets waar Vodafone in wordt vermeld,‘ vertelt medewerker Joost Galema trots. En werknemers die constant moeten nadenken over het integreren van sociale media in hun producten, moeten natuurlijk wel weten hoe het hoort.

DHV en Rabobank Nederland merkten dat werknemers zelf behoefte hadden aan een handleiding. ‘Ze vragen bijvoorbeeld of ze een LinkedIn Group vanuit het bedrijf mogen starten‘, zegt manager corporate communication Mirjam Soeterbroek van DHV. Het ingenieursbureau introduceert deze maand nog een social media-etiquette.

Het webcare-team van Interpolis kwam onlangs een discutabele uitspraak van een werknemer op het spoor. ‘Hij liet op Twitter weten zich te vervelen @interpolis. Intern ontstond daar discussie over, wat is nu wenselijk en wat niet? Dan wil je graag terug kunnen grijpen op een leidraad. Zodat je niet voor elke discussie opnieuw het wiel hoeft uit te vinden’, vertelt merkstrateeg René van Gerwen.

Afsluiten is zinloos
Ambtenaren in Zweden is de toegang tot Facebook op het werk ontzegd. Eerdergenoemde Nederlandse werkgevers zien geen heil in het blokkeren van netwerken, ook al bloggen of twitteren werknemers soms voor privédoeleinden onder werktijd. Mirjam Soeterbroek van DHV: ‘Werk en privé lopen al langer door elkaar. Mijn privéleven begint ook niet stipt om 5 uur. Bovendien heeft iedereen tegenwoordig mobiel toegang tot internet. Ik geloof niet dat je dat kunt tegenhouden.’

2. Wat staat er in zo’n gedragscode?

De gewenste houding online wordt vaak vergeleken met hoe je je op een feestje behoort te gedragen. ‘Maar dan wel een feestje waar je baas, je collega’s en je klanten ook rondlopen’, zegt online communication specialist Cecillia Scolaro van TNT. Geklaag over werk op een verjaardagsfeestje zijn alle genodigden een week later weer vergeten. Een tweet of update op Hyves wordt door veel meer mensen gelezen én is voor altijd traceerbaar via Google. ‘En dáár willen we onze medewerkers bewust van maken’, aldus Van Gerwen van Interpolis.

Publiceer geen bedrijfsgevoelige informatie en zoek geen ruzie, twee van de don’ts in de gedragscode van TNT. Scolaro: ‘Regels die allemaal wijzen op het gebruik van gezond verstand. Maar de een is zich er simpelweg meer bewust van dan de ander.’

Op persoonlijke titel mag bij vrijwel alle werkgevers alles gezegd worden online. En discussiëren over de laatste ontwikkelingen op het vakgebied, is ook geen probleem. ‘Zodra iemand als woordvoerder optreedt uit naam van de organisatie spreken we die persoon er op aan dat die taak voor de PR-afdeling is weggelegd’, aldus Galema van Vodafone. ‘Meestal begrijpt de betreffende persoon dat vrijwel direct.’

3. Gaat mijn baas zich bemoeien met wat ik in mijn privéleven doe?

Breng jezelf niet in verlegenheid door opmerkingen of foto’s te plaatsen die je baas of moeder liever niet terugziet, luidt een andere richtlijn van het postbedrijf. Grijpt het in zodra een collega foto’s van zichzelf als paaldanser online plaatst? ‘Nee’, antwoordt Scolaro. ‘We verstrekken de richtlijnen als advies. Je mag nog altijd zelf zeggen of publiceren wat je wilt.’

Verbieden om als privépersoon naar wens te publiceren is juridisch gezien onmogelijk. Volgens het arbeidsrecht mogen instructies – zoals een gedragscode – van werkgevers nooit gelden voor het privéleven.

Zo streng hoeven de richtlijnen dus niet te worden geïntepreteerd. Ook Interpolis spreekt werknemers niet aan op dergelijk privépublicaties. ‘Iedereen heeft hobby’s. En in 99 procent van de gevallen gaat het om onschuldige zaken.’

Een medewerker die in de zomer op een nudistencamping rondloopt en daarvan foto’s plaatst op Facebook, mag dat volgens Rabobank lekker zelf weten. ‘Iedereen gaat op vakantie. En ja, die foto’s belanden soms op internet. We bekijken zulke situaties per individu, maar mensen aanspreken op wat ze over hun hobby’s en privéleven publiceren, is niet het doel van onze gedragscode’, zegt online media specialist Robert Lommers.

4. Word ik nu bespioneerd door mijn baas?

Via zoektermen, Google alerts of RSS-feeds houden bedrijven intern bij wat wie online zegt over het bedrijf. Werkgevers zoeken dus niet op namen van medewerkers om bij te houden wie wat uitspookt op sociale netwerken. ‘We doen dat niet met de bedoeling om medewerkers te bespioneren’, legt Lommers uit. ‘Wat vroeger de knipselkrant was, is vervangen door een digitaal programmaatje dat automatisch alle resultaten op het woord Rabobank traceert. En dus kom je af en toe opmerkingen van medewerkers tegen.’

5. Wat zijn de sancties als het mis gaat?

Stel dat een werknemer vreselijk klaagt over zijn baas of collega’s op Facebook? Rabobank Nederland vertrouwt in zo’n situatie in het zelfreinigend vermogen van de community. ‘Een medewerker die zich negatief uitlaat over de Rabobank, wekt vooral de indruk ongelukkig te zijn in zijn baan. Anderen zullen die persoon vragen of het niet tijd is om op zoek te gaan naar iets anders’, licht Robert Lommers toe. Wat er moet gebeuren als iemand echt uit de bocht vliegt, heeft de bank niet vastgelegd.

Do’s en don’ts
(Bron: guidelines van TNT)

Do’s

• Maak duidelijk vanuit welke rol je spreekt. Gaat het om je persoonlijke mening of spreek je vanuit je rol als werknemer binnen het bedrijf? Indien je vanuit je functie spreekt:
• Maak je bronnen kenbaar
• Geef fouten toe. Bied excuses aan wanneer nodig
• Spreek met respect over andere culturen
• Respecteer copyright. Gebruik geen logo’s, beeldmateriaal of muziek zonder toestemming.
• Controleer de reacties op je blog en zorg ervoor dat ze net zo correct en respectvol zijn als je eigen bijdrage.

Don’ts

• Plaats geen dingen waardoor je in de verlegenheid kan worden gebracht.
• Citeer geen collega’s of andere stakeholders en gebruik nooit materiaal dat van hen is.
• Plaats geen vulgair materiaal
• Zoek geen ruzie
• Post geen verdekte marketingboodschappen
• En lieg niet

Het eerste event dat ICTloket.be organiseert in de provincie West-Vlaanderen in het prachtige stadscentrum van Brugge, meer specifiek de Syntra gebouwen net bij het vernieuwd station van Brugge. Als onderwerp hadden we gekozen voor “Online Lead Generation”, een veel gevraagd item binnen de verschillende KMO’s. Hiervoor hadden we hulp van de expertise van Dhr. Frederique De Schryver van het bedrijf Outrider, en van onze eigen Dhr. Patrick Legros.

Als introductie werd door Dhr. Patrick Legros een korte presentatie getoond over ICTloket.be, wat omvat ICTloket.be, wat zijn onze doelstellingen en hoe bereiken we dit, waren enkele van de puntjes die hierin duidelijk werden gemaakt. Hieronder vindt u deze presentatie terug.

Na deze korte introductie werd het woord aan Dhr. Frederique De Schryver gegeven die begon met een basis introductie van SEO en SEA. Er werd al snel duidelijk dat deze basis door de meeste aanwezigen gekend was en zodoende werd snel verder gegaan naar een volledige introductie presentatie van Google Analytics. Eerst werd een kort woordje uitleg gedaan over de voor- en nadelen hiervan, het gebruik en de mogelijkheden waarna Dhr. Frederique De Schryver verder ging met een visuele uitleg van ieder punt dat terug te vinden is in Google Analytics. Zo werd alles uitgelegd aan de hand van een praktijkvoorbeeld van een tuinbouw website waar duidelijk te zien was hoeveel bezoekers zij per maand haalden, waar deze vandaan kwamen, hoeveel conversies hieruit werden voldaan en waar de fouten lagen binnen deze conversies. Hieruit ontstond een goede interactie met het publiek waardoor een discussie op gang kwam en aan ieder persoon duidelijk werd gemaakt waar Google Analytics goed voor was, welke items verkeerd werden opgevat en waarom men toch enkele malen moesten nadenken eer ze beslissen NIET met Analytics te werken. Door de korte tijd en de vele vragen en discussies moest de presentatie iets vroeger als verwacht worden afgesloten zodat ook Dhr. Patrick Legros nog snel zijn presentatie over het gebruik van Social Media kon voordragen.

Hier maakte hij duidelijk dat het niet aanwezig zijn of er geen tijd in steken van Social Media negatief kon uitdraaien voor ieder onderneming. Dit liet hij duidelijk zien aan de hand van enkele praktijkvoorbeelden van ondernemingen die negatief in het nieuws kwamen en door een korte film over de groei en het gebruik van Social Media in de wereld. Hierna werd nog verder gediscussieerd en vragen gesteld aan beide sprekers terwijl men een hapje en drankje  kon nuttigen.

Al bij al was dit een zeer succesvol seminarie, vooral voor de eerste keer te zijn georganiseerd in Brugge. Zowel de locatie als de presentaties, de aanwezigen en het genot van een drankje en hapje telden mee tot een eerste succesvol event te West-Vlaanderen.

De genomen foto’s.

Als je bedrijfsleider bent van een KMO, dan heeft u slechts beperkte kansen op succes via Het Internet en mag u geen fouten maken, die uw potentiële succes in gevaar kunnen brengen. 10 internet marketing fouten, die je ten koste van alles moet vermijden.

"Amerikaanse bedrijven blijven miljoenen dollars spenderen aan internet-reclame en analisten voorspellen dat de sector de volgende jaren nog verder zal groeien," benadrukt Jeffrey E. Barnhart in het online magazine DMNews.com...